Le registre des risques de production : comment nous réduisons les risques avant un tournage

Une production vidéo réussie, ce n’est plus seulement une question de capturer de belles images. C’est aussi de s’assurer que la production se déroule sans problème majeur.

Quand une entreprise investit des milliers de dollars dans une vidéo corporative, l’enjeu peut parfois valoir beaucoup plus que la valeur réelle de la production elle-même.

Quand j’ai commencé en vidéo, les projets étaient relativement peu risqués. Le pire qui pouvait arriver pendant un tournage, c’était souvent de devoir refaire le tournage.

Évidemment, ce n’était pas idéal pour moi parce que je devais retourner filmer une deuxième fois, mais pour le client, ce n’était généralement pas très compliqué.

Aujourd’hui, que ce soit pour une captation d’événement, un tournage industriel ou des entrevues avec des dirigeants, il y a non seulement des dizaines de choses qui peuvent mal tourner, mais dans certains cas, refaire le tournage est tout simplement impossible.

Et parfois, le coût réel d’un problème peut être 10 fois plus important que la valeur du tournage lui-même.

Par exemple, une personne clé peut devenir indisponible. Nous pouvons perdre l’accès à un lieu. Nous pouvons avoir une très petite fenêtre pour filmer quelque chose avec un drone.

Sur un chantier de construction, certaines activités peuvent ne plus exister quelques jours plus tard. Quand on filme des gens qui construisent quelque chose, une fois que cette étape est terminée, on ne peut pas simplement revenir en arrière et la refaire.

La même chose s’applique aux images elles-mêmes.

La différence entre une production inexpérimentée et une production professionnelle, ce n’est pas que les problèmes n’arrivent jamais.

C’est qu’une production professionnelle a déjà réfléchi à ce qui pourrait mal tourner avant même que les caméras commencent à tourner.

Comment j’ai commencé à réfléchir aux risques de production

Il y a quelques années, je faisais une production et quelque chose est arrivé pendant le tournage.

Heureusement, nous avons été capables de régler le problème sur place.

Mais en revenant chez moi en voiture, je me suis dit : il doit y avoir une façon de mieux prévoir ce genre de situation.

Pendant un certain temps, avant chaque production, sur le chemin vers le tournage, au lieu d’écouter la radio ou de la musique, je réfléchissais simplement à tout ce qui pouvait potentiellement mal tourner.

Qu’est-ce qui arrive si ceci se produit?

Qu’est-ce qui arrive si cette personne n’est pas disponible?

Qu’est-ce qui arrive si une pièce d’équipement tombe en panne?

Et ça fonctionnait quand même bien.

Le problème, c’est que j’étais déjà en route vers la production.

Si je réalisais qu’un risque important était lié à une pièce d’équipement ou à quelque chose que j’aurais dû préparer à l’avance, il était déjà trop tard.

Donc aujourd’hui, nous faisons cet exercice avant la production.

Et c’est devenu ce que nous appelons notre registre des risques de production.

Qu’est-ce qu’un registre des risques de production?

Un registre des risques de production est un document utilisé pour identifier, évaluer et se préparer aux risques qui pourraient affecter une production vidéo.

Au lieu de simplement créer un horaire de tournage et d’espérer que tout se déroule comme prévu, nous nous posons systématiquement la question suivante :

Qu’est-ce qui pourrait nous empêcher de réaliser ou de livrer ce projet avec succès?

Chaque risque potentiel est ensuite évalué en fonction de plusieurs éléments :

• La probabilité qu’il se produise
• Son impact potentiel sur la production
• La façon dont il peut être évité
• Le plan B si le problème survient
• La personne responsable de gérer la situation

Pour une petite entrevue, ça peut être très simple.

Mais pour une production institutionnelle, industrielle ou multicaméra impliquant plusieurs lieux, des dirigeants, de l’équipement spécialisé ou des délais très stricts, ça devient beaucoup plus important.

Qu’est-ce qu’on retrouve réellement dans un registre des risques?

Imaginez qu’une entreprise souhaite filmer une nouvelle installation manufacturière.

La production comprend des entrevues avec des dirigeants, des images des opérations, du tournage par drone et des machines qui ne peuvent être filmées que pendant une fenêtre de production très précise.

On peut déjà commencer à voir plusieurs risques.

Mais le niveau de risque n’est pas le même pour chaque production vidéo.

Une erreur fréquente consiste à traiter toutes les productions comme si elles avaient exactement le même niveau de risque.

En réalité, ce n’est pas le cas.

Prenons la différence entre une entrevue contrôlée dans un bureau avec une personne qui est généralement disponible et la captation d’un événement corporatif en direct.

Si une caméra tombe en panne pendant une entrevue, nous pouvons potentiellement arrêter, remplacer la caméra et continuer.

Mais si une caméra tombe en panne pendant les cinq minutes où le PDG fait son discours devant une salle pleine, il n’y a tout simplement pas de deuxième tentative.

Le même principe s’applique aux environnements industriels et aux chantiers de construction.

Si un procédé manufacturier spécialisé ne se produit qu’une fois toutes les quelques semaines, le manquer peut avoir un impact majeur sur le projet.

Encore plus si la date de livraison approche.

Donc, plus quelque chose est difficile à reproduire, plus cette partie de la production mérite d’attention pendant la préproduction.

Les quatre catégories de risques de production

La plupart des risques liés à une production vidéo peuvent être regroupés en quelques grandes catégories.

1. Les risques opérationnels

D’abord, il y a les risques opérationnels.

Ce sont les risques liés à la logistique nécessaire pour réellement exécuter la production.

Par exemple :

• L’accès au lieu
• La disponibilité de l’équipe
• La disponibilité de l’équipement
• Le transport
• Les conflits d’horaire
• Les retards de production

2. Les risques techniques

Ensuite, il y a les risques techniques.

Ils concernent la technologie nécessaire pour capturer et protéger le contenu.

Par exemple :

• Une panne de caméra
• Des problèmes audio
• Des problèmes de batteries
• Des cartes mémoire corrompues
• Des problèmes d’éclairage
• La perte de données

Pour ces deux premières catégories, je dirais que si le client doit constamment entendre parler de ce genre de problème pendant la production, l’équipe de production a échoué dans une partie de son travail.

Le client ne devrait pas avoir à gérer cette pression.

Quand vous engagez une équipe de production vidéo, vous n’engagez pas seulement quelqu’un pour opérer une caméra.

Vous engagez aussi son expertise et sa capacité à gérer les risques de base.

3. Les risques environnementaux et de sécurité

Troisièmement, il y a les risques environnementaux et les risques liés à la sécurité.

Ils sont particulièrement importants dans les productions industrielles, les projets de construction et les tournages par drone.

Par exemple :

• La météo
• Les zones restreintes
• La machinerie active
• Le travail en hauteur
• La circulation de véhicules
• Les restrictions d’espace aérien pour les drones
• Les exigences de sécurité propres au site

4. Les risques d’affaires et de communication

Finalement, il y a les risques d’affaires et de communication.

Et ceux-ci n’ont parfois absolument rien à voir avec les caméras.

Par exemple :

• Filmer le mauvais message
• Oublier une partie prenante importante
• Ne pas obtenir les autorisations nécessaires
• Filmer de l’information confidentielle
• Mal comprendre l’audience cible
• Livrer le contenu dans le mauvais format

Vous pouvez techniquement capturer des images parfaites et quand même produire la mauvaise vidéo.

C’est pour cette raison que la gestion des risques devrait commencer avant même que quelqu’un commence à parler de caméras.

Comment prioriser les risques?

Une façon simple de prioriser les risques est d’évaluer deux variables :

Quelle est la probabilité que ça arrive?

Et :

À quel point les conséquences seraient-elles importantes?

Un petit risque très probable mérite de l’attention.

Un risque catastrophique mais très peu probable en mérite aussi.

Par exemple, un dîner retardé de 20 minutes peut être très probable, mais avoir un impact presque nul sur le projet.

Perdre toutes les images d’une production est extrêmement peu probable, mais l’impact serait catastrophique.

Le deuxième risque mérite donc beaucoup plus de préparation.

Si vous souhaitez voir comment nous gérons cette partie, vous pouvez consulter notre article sur la façon dont nous nous assurons que les images d’un tournage sont correctement sécurisées.

La question la plus importante : peut-on recréer le moment?

Au bout du compte, l’une des questions les plus importantes à poser est :

Peut-on recréer le moment?

Si nous manquons cette séquence, pouvons-nous simplement la filmer de nouveau?

Pour certaines productions, la réponse est oui.

Pour d’autres, absolument pas.

Une entrevue avec un employé peut probablement être replanifiée.

Une entrevue avec un membre du conseil d’administration peut être beaucoup plus difficile à refaire.

La démolition d’un bâtiment ne peut pas être refaite.

Un événement en direct ne peut pas être refait.

Un procédé manufacturier impliquant le produit d’un client peut ne pas se reproduire avant plusieurs semaines.

Donc, moins un moment est reproductible, plus il devrait y avoir de préparation et de redondance autour de ce moment.

Pourquoi est-ce important pour le client?

Les clients engagent rarement une entreprise de production vidéo parce qu’ils sont intéressés par la gestion des risques de production.

Ils nous engagent parce qu’ils veulent que leur projet soit réalisé avec succès.

Mais la gestion des risques fait partie de ces systèmes invisibles qui rendent une production réussie possible.

Le client ne devrait pas passer sa journée à se demander :

Est-ce que l’audio a été enregistré?

Est-ce qu’on a manqué un plan important?

Est-ce que les fichiers sont sécurisés?

Est-ce que l’autorisation pour le drone a été gérée?

Est-ce qu’on a assez de temps?

Qu’est-ce qui se passe si quelque chose tombe en panne?

Une entreprise de production vidéo professionnelle n’est pas simplement responsable d’opérer des caméras.

Elle est aussi responsable de réduire l’incertitude sur le terrain.

Le meilleur problème de production est celui que le client ne remarque jamais

Le meilleur problème de production est celui que le client ne remarque jamais.

Une bonne équipe de production ne peut pas éliminer toutes les situations imprévues.

Ce qu’elle peut faire, par contre, c’est réduire considérablement le nombre de situations capables de compromettre un projet.

Et lorsqu’un problème survient, l’équipe devrait déjà savoir quelle est la prochaine étape.

L’objectif n’est pas d’éliminer complètement tous les problèmes.

L’objectif est d’avoir suffisamment de préparation et de redondance pour être capable de les contrôler.